เทคนิคสร้างความไว้ใจและทำงานให้ลงล็อกกับหัวหน้า

เคยไหม? ทำงานหนักมาทั้งเดือน แต่พอถึงเวลาคุยกับหัวหน้ากลับรู้สึกเหมือนคนละหน้ากันเลย สิ่งที่เราคิดว่าสำคัญ เขากลับไม่ได้อยากได้ ส่วนสิ่งที่เขาคาดหวัง เรากลับไม่รู้ตัวเลยด้วยซ้ำ

ปัญหานี้ไม่ได้แก้ด้วยการทำงานหนักขึ้น แต่แก้ด้วยทักษะที่เรียกว่า Managing up (การบริหารจัดการกับผู้บังคับบัญชา)

บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า managing up คือ อะไร ทำไมถึงสำคัญ และมีวิธีทำจริง ๆ ยังไงบ้าง โดยไม่ต้องรู้สึกว่ากำลังเอาใจใคร หรือ แบกภาระเพิ่ม

Managing Up ไม่ใช่การประจบ

พูดง่ายๆ managing up คือ การเข้าใจ ความคาดหวัง เป้าหมาย และ ลำดับความสำคัญ ของหัวหน้า (หรือหัวหน้าของหัวหน้า skip-level) แล้วปรับวิธีทำงานและการสื่อสารของเราให้สอดคล้องกัน

จุดที่คนมักเข้าใจผิด คือ มันไม่ใช่การเป็นคนว่าง่ายที่ตามใจทุกอย่าง แต่เป็นการ คิดให้รอบคอบ ว่าจะสื่อสารและทำงานร่วมกับเขาอย่างไรให้ราบรื่นที่สุดต่างหาก

แล้วทำไมมันถึงสำคัญ?

เพราะมันช่วยลดความเข้าใจผิดและความขัดแย้งได้ตั้งแต่ต้น ถ้าเรากับหัวหน้าไม่ได้อยู่หน้าเดียวกัน ความสัมพันธ์ในการทำงานก็พังได้เร็วมาก

แต่ถ้าเราบริหารจัดการเป็น เราจะสร้างความไว้ใจ และ มองเห็นปัญหาล่วงหน้าจนงานเดินได้ลื่นขึ้น

ต่อไปนี้ คือ เทคนิคผมได้เอามาใช้ได้จริง

รู้จักหัวหน้าในฐานะ "คน" คนหนึ่ง

ฟังดูเหมือนเรื่องพื้นๆ แต่ต้องย้ำเรื่องนี้ จงจำไว้ว่า หัวหน้าเองก็เป็นมนุษย์คนหนึ่ง พวกเขามีสไตล์ของตัวเอง

ลองสังเกตว่าเขาชอบสื่อสารทางไหน เช่น Slack, อีเมล, หรือคุยกันตรงๆ และ ช่วงเวลาไหนของวันที่เขาพร้อมคุยที่สุด รวมถึงเรื่องเล็กๆ ที่เขาไม่ชอบ (pet peeves) ด้วย

ยิ่งเราเข้าใจเขาในฐานะปัจเจกบุคคลมากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งปรับวิธีเข้าหาให้ตรงจริตเขาได้มากเท่านั้น

สื่อสารสม่ำเสมอ อย่าปล่อยให้เงียบหาย

การสื่อสาร คือ หัวใจของทุกความสัมพันธ์ และ ความสัมพันธ์กับหัวหน้าก็ไม่ต่างกัน

หลักง่ายๆ คือ อย่าปล่อยให้ผ่านไปเป็นเดือนโดยไม่มี 1:1

การนัดคุยสม่ำเสมอ ช่วยให้ได้อัปเดตความคืบหน้า ระบายข้อกังวล และเคลียร์ประเด็นค้างคาต่าง ๆ ผลพลอยได้ คือ ทั้งสองฝ่ายจะอยู่หน้าเดียวกันตลอด และ ไม่มี "เซอร์ไพรส์" ที่ไม่มีใครอยากเจอโผล่มาทีหลัง

หลายๆ คน กลัวว่า จะไปรบกวนหัวหน้า เลยมักเลือกที่จะรอที่จะคุย ซึ่งส่วนไหนมันมักช้า หรือ สายไปเสมอๆ

อย่ากลัวว่าเราจะไปรบกวนเขา ถ้าเขาไม่มีเวลา หรือ เรื่องนั้นไม่จำเป็นต้องคุยกับเขา พวกเขาจะบอกเราเอง

เชิงรุกไว้ก่อน อย่ารอให้เป็นเรื่อง

พยายามมองเห็นปัญหา ตั้งแต่ก่อนมันจะกลายเป็น blocker ก้อนใหญ่ ถ้ารู้ว่าหัวหน้ากังวลเรื่องไหนของ project หรือ ของทีมเป็นพิเศษ ให้จัดการเรื่องนั้นก่อนที่มันจะบานปลาย

การทำงานแบบเชิงรุกไม่ได้ช่วยแค่ดับไฟก่อนไฟลาม แต่ยังแสดงให้เห็นถึงความคิดริเริ่มของเรา ซึ่งเป็นวัตถุดิบชั้นดีในการสร้างความไว้ใจ

มาพร้อมทางออก ไม่ใช่แค่ปัญหา

ข้อนี้พนักงานหลายๆ คนมักลืมทำกัน เวลาที่มีปัญหา หรือ ตัดสินใจอะไรไม่ได้ อย่าเดินเข้าไปหาหัวหน้าพร้อมกับปัญหาเปล่าๆ แต่ให้พกทางแก้ที่คิดไว้แล้วไปด้วย

เช่น ถ้าเจอปัญหาใน project แทนที่จะบอกแค่ว่า "มันมีปัญหานะ" ให้เราเสนอต่อเลยว่า "เราวางแผนจะแก้แบบนี้"

การทำแบบนี้สะท้อนทักษะการคิดวิเคราะห์ และ ทำให้หัวหน้าเชื่อมือเรามากขึ้น

จัดระเบียบตัวเองให้ดี

จดจ่อกับกำหนดการสำคัญๆ ไว้เสมอ ไม่ว่าจะเป็นรอบประเมินผลงาน การประชุม หรือ อีเวนต์ต่างๆ

ความเป็นระเบียบจะช่วยให้เราคุมงานตัวเองได้อยู่หมัด และ หลีกเลี่ยงสถานการณ์ชวนปวดหัวอย่างการต้องโทรหาหัวหน้าตอนดึกเพื่อขอความช่วยเหลือฉุกเฉิน

เปลี่ยนหัวหน้าให้เป็น Partner

ลองมองหัวหน้าใหม่ พวกเขาไม่ใช่แค่คนสั่งงาน แต่เป็น partner ที่เราสามารถเข้าไปขอ "เบิกใช้" ประสบการณ์และทักษะของเขาได้

เราลองจับมือกับเขาใน 3 เรื่องนี้ดู:

1. ขอคำแนะนำแบบ mentor: หัวหน้ามักผ่านอะไรมาเยอะและมีมุมมองที่เราไม่มี การขอคำปรึกษาจะช่วยเร่งการเติบโตของเรา และสร้างความสัมพันธ์แบบร่วมมือกัน
2. เรียนรู้สไตล์ผู้นำของเขา: ทำความเข้าใจวิธีคิดและวิธีตัดสินใจของหัวหน้า ถ้ามีวิธีการทำงานไหนดี ก็หยิบมาปรับใช้ได้ จะช่วยให้แนวทางและความคาดหวังของทั้งสองฝ่ายตรงกันมากขึ้น
3. ชวนเขาร่วมคิดเรื่องกลยุทธ์: เวลาทำโปรเจกต์ หรือ initiative อะไรก็ตาม ลองดึงเขาเข้ามาร่วมตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ด้วย เพื่อได้ใช้ความเชี่ยวชาญและคำแนะนำที่มีค่าของเขา

อย่าลืมมีอารมณ์ขัน

งานบริหารมันเครียดได้ก็จริง แต่ไม่จำเป็นต้องหนักอึ้งตลอดเวลา ลองใส่อารมณ์ขันเข้าไปในบทสนทนากับหัวหน้าบ้าง มันจะช่วยสร้างความสนิทสนมและทำให้บรรยากาศการทำงานผ่อนคลายมากขึ้น

สรุป

Managing up ไม่ใช่เกมการเมือง หรือ การเอาใจนาย แต่ คือ การลงทุนสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่แข็งแรงกับหัวหน้า หัวใจอยู่ที่ เข้าใจเขาในฐานะคน สื่อสารสม่ำเสมอ ทำงานเชิงรุก มาพร้อมทางออก จัดระเบียบตัวเอง มองเขาเป็น partner และ มีอารมณ์ขันบ้าง

ถ้าเราทำได้ครบ ความไว้ใจก็จะค่อยๆ ก่อตัวขึ้นเอง และ ถ้าวันไหนมันดูวุ่นวายไปหมด ก็แค่หายใจเข้าลึกๆ หัวเราะให้กับมัน แล้วทุกอย่างจะผ่านไปได้ด้วยดี