RACI Matrix เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบในโครงการหรือกระบวนการต่าง ๆ เพื่อให้เข้าใจและบริหารจัดการความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมได้อย่างชัดเจน โดย RACI เป็นตัวย่อของบทบาท 4 ประเภท ดังนี้:
R (Responsible)
ผู้รับผิดชอบหลัก เป็นผู้ที่ทำงานนั้นจริง ๆ และมีหน้าที่รับผิดชอบหลักในการทำงานให้เสร็จสิ้น โดยทั่วไปแล้วจะมีผู้รับผิดชอบหลักเพียงคนเดียวต่อหนึ่งงาน (Task)
- ผู้ที่ทำงานนั้นๆ จะต้องสื่อสารเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานกับผู้ที่เกี่ยวข้อง (เช่น ผู้ที่เป็น Accountable) อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่างานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
- หากพบปัญหาหรืออุปสรรคใด ๆ ต้องแจ้งให้ผู้ที่เป็น Accountable และ Consulted ทราบทันทีเพื่อหาทางแก้ไข
A (Accountable)
ผู้รับผิดชอบสูงสุด เป็นผู้ที่ต้องคอยตรวจสอบและรับผิดชอบว่าผลงานนั้นเสร็จสมบูรณ์และตรงตามความต้องการ แม้ว่าจะไม่ใช่คนที่ทำงานนั้นเอง แต่เป็นผู้ที่ต้องคอยอนุมัติหรือเซ็นยืนยันว่าเสร็จสิ้นแล้ว โดยปกติจะมีแค่หนึ่งคนในแต่ละงาน
C (Consulted)
ผู้ให้คำปรึกษา เป็นผู้ที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ หรือข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับงานนั้น ๆ และจะถูกเรียกเพื่อให้คำแนะนำหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อจำเป็น อาจมีมากกว่าหนึ่งคนในแต่ละงาน
I (Informed)
ผู้ที่ต้องได้รับข้อมูล เป็นผู้ที่ต้องรับทราบความคืบหน้าหรือผลลัพธ์ของงานนั้น ๆ แต่ไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการทำงานโดยตรง จะได้รับข้อมูลหรือการอัปเดตเกี่ยวกับงานนั้น ๆ เป็นระยะ ๆ
ประโยชน์ของ RACI Matrix:
- ช่วยกระจายความรับผิดชอบอย่างชัดเจน: ทำให้รู้ว่าใครทำอะไร และใครที่ต้องรับผิดชอบในแต่ละงาน ลดความซ้ำซ้อนและการเข้าใจผิดในทีม
- ลดความขัดแย้ง: เมื่อมีการกำหนดบทบาทที่ชัดเจน จะช่วยลดความขัดแย้งในเรื่องความรับผิดชอบ และทำให้การตัดสินใจหรือการอนุมัติงานทำได้เร็วขึ้น
- เพิ่มความชัดเจนในการสื่อสาร: ทำให้การสื่อสารภายในทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทุกคนจะรู้ว่าต้องติดต่อใครเมื่อมีปัญหาหรือคำถามเกี่ยวกับงานนั้น ๆ
วิธีการสร้าง RACI Matrix
- ระบุงานหรือกระบวนการ: เริ่มต้นด้วยการระบุรายการงานหรือขั้นตอนที่ต้องดำเนินการในโครงการนั้น ๆ
- ระบุสมาชิกทีม: ระบุชื่อหรือบทบาทของสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ
- กำหนดบทบาท RACI: ในแต่ละงาน ให้กำหนดว่าใครจะเป็น R, A, C, และ I โดยควรมีอย่างน้อยหนึ่งคนที่เป็น Responsible และหนึ่งคนที่เป็น Accountable ในแต่ละงาน
ตัวอย่าง RACI Matrix
| งาน/กิจกรรม | ทีม A | ทีม B | ผู้จัดการโครงการ | ฝ่ายการเงิน |
|---|---|---|---|---|
| วิเคราะห์ความต้องการ | R | C | A | I |
| ออกแบบระบบ | R | C | A | I |
| พัฒนาระบบ | R | C | A | I |
| ทดสอบระบบ | C | R | A | I |
| ปล่อยระบบ (Deploy) | R | I | A | C |
- ทีม A เป็นผู้รับผิดชอบ (R) ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ แต่ต้องปรึกษา (C) กับทีม B
- ทีม B เป็นผู้รับผิดชอบ (R) ในการทดสอบระบบ
- ผู้จัดการโครงการ เป็นผู้รับผิดชอบสูงสุด (A) ที่ต้องตรวจสอบและอนุมัติงานทั้งหมด
- ฝ่ายการเงิน จะต้องได้รับข้อมูล (I) แต่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานโดยตรง