จากบทความก่อนหน้านี้ ประสบการณ์การสร้างทีมในระดับการบริหาร — Part 1 ที่เป็นการเตรียมความพร้อมเกี่ยวกับการกำหนดตำแหน่ง

บทความนี้ผมจะมาแชร์เรื่องการหาคนเข้ามาเติมทีมกัน

หากพนักงานในทีมของเราพอดีกับโปรเจคที่ทำอยู่แล้ว ไม่มีแผนการ Scale ทีม หรือไม่มีโปรเจคใหม่ๆ ก็ไม่จำเป็นต้องหาคนเข้ามาเพิ่มก็ได้ หรือถ้าจะป้องกันการลาออกของพนักงานแล้วไม่มีคนทำงานแทนก็อาจจะรับคนในระดับที่ยังว่างเพิ่มเข้ามาก็ได้ (ถ้าบริษัทอนุมัตให้ทำนะ) โดยเราอาจจะใช้วิธีการพูดคุยสอบถามพนักงานและประเมินเเนวโน้มว่าพนักงานแต่ละคนมีแนวโน้มที่จะอยู่ต่อหรือลาออกไหม ถ้าลาออกจะมีโอกาศจะลาออกช่วงไหน เราจะได้วางแผนเตรียมรับคนไว้ก่อน

หรือเราอาจจะทำวิธีง่ายๆ เลย คือ เมื่อมีพนักงานมาขอลาออก เราก็เปิดรับพนักงานใหม่เลย แต่วิธีนี้มันมีระยะเวลาในการรับคนอยู่ ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง ระยะเวลา บางตำแหน่งอาจเกิน 6 เดือนเลยก็ได้ซึ่งต้องว่างแผนให้ดี

แต่ถ้าหากบริษัทมี Cost หรือ Goal ในการรับคนเพิ่มอยู่แล้ว เราก็ลองพิจารณาดูว่า จำเป็นต้องเพิ่มตำแหน่งไหน เพื่อมาทำงานอะไร
ถ้าเป็นตำแหน่งที่สำคัญแนะนำให้มีคนที่สามารถทำงานแทนได้ไว้ก็จะดี จะได้ไม่เกิดการหยุดชงักในการทำงานหากมีคนหยุดงานหรือขอลาออก หรืออาจจะรับระดับ Junior เข้ามาก็ได้ เพื่อเป็นการเปิดโอกาศให้แก่เหล่า New Jobber และยังสามารถช่วยส่งเสริมให้พนักงานในบริษัทมีทักษะในการสอนงานและส่งต่อความรู้ไปด้วยในตัว แต่อย่าเอามาเยอะจนเกิด Cost ที่สูงไปโดยใช่เหตุ

วางแผนงาน ก่อนหาคน

ก่อนที่เราจะเริ่มเปิดรับคนเข้าบริษัทหรือทีม เราจำเป็นต้องรู้ก่อนว่าในปีนั้นเราจะต้องรับคนเพิ่มเข้ามาเท่าไร่ โดยสิ่งที่ทำเลย คือ

การวางแผนงานของปีถัดไป โดยเราจะต้องทำตั้งแต่ช่วงปลายปีนั้นเลย อาจจะเป็นช่วงเดือน พ.ย. — ธ.ค. ขึ้นอยู่กับงานของแต่ละบริษัท การวางแผนงานในปีถัดไปจะช่วยให้เราประเมินปริมาณงานและจำนวนคนได้ที่ต้องใช้ได้ และเหตุผลอื่นๆ ซึ่งบทความนี้จะไม่ลงรายละเอียดในเรื่องนี้

ระบุตำแหน่งและระดับที่ต้องการรับเข้าทีม

เมื่อเรารู้แล้วว่าจำเป็นต้องรับคนเพิ่มอาจจะด้วยเหตุผลใดๆ ก็ตาม เช่น ปริมาณงานกับจำนวนของคนในทีมไม่สัมพันธ์กัน หรือต้องการคนเพื่อทำโปรเจคใหม่ เป็นต้น

เราก็ต้องมานั่งพิจารณากันในลำดับถัดไปว่า เราจะรับคนในตำแหน่งไหนและระดับใดบ้าง โดยจะพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ ที่ได้วิเคราะห์และวางแผนมา (ต้องการสร้างทีมใหม่เลย หรือเติมคนเข้าทีม)

บางครั้งงานบางตำแหน่งอาจจะมีการแข่งขันสูงในการดึงคนเข้าบริษัท แนะนำให้เรากำหนด Tier ของคนสายงานนั้นไว้ด้วยก็ได้

ตัวอย่าง

A — ทำงานได้เลย มีทักษะและความรู้ที่ยอดเยี่ยม มีประสบการณ์

B+ — ทำงานได้เลย มีทักษะและความรู้ที่ยอดเยี่ยม แต่ยังขาดประสบการณ์

B — ทำงานได้เลย มีบางทักษและความรู้ในระดับที่ทำงานได้ แต่ยังต้องปรับเสริม เติมแต่งอยู่

เป็นต้น

เมื่อเราวาง Tier ของความรู้ความสามารถแล้ว เราค่อยมาพิจารณาดูว่า ความสามารถในการแข่งขันการดึงคนมาร่วมงานของเรามีมากน้อยแค่ไหน เราอยากได้คน Tier ไหนมาร่วมทีม แล้วโฟกัสไปที่ Tier นั้นๆ ขึ้นไปได้เลย

เตรียมการรับสมัครงาน

หลังจากที่เราวางแผนทุกอย่างไว้แล้ว สิ่งที่จะต้องทำในลำดับถัดมา คือ การเตรียมการรับสมัครงาน โดยแต่ละบริษัทจะมีการเตรียมการที่ต่างกัน แต่คิดว่าส่วนใหญ่จะแตกต่างกันไม่มากมายนัก

จากประสบการณ์การรับสมัครคนต้องเตรียมอะไรบ้าง

1. ช่องทางการหาคน
   โดยปกติแล้วช่วงทางการหาคนนั้นเป็นที่ๆ เราอยู่ๆ กันอยู่แล้ว และบางที่อาจจะมีช่วงทางอื่นๆ ที่แตกต่างจากบริษัทอื่นๆ ออกไป
   ตัวอย่าง ช่องทางการหาคน
   1. เว็บไซต์หางาน
   2. Social Media / Page
   3. Recruiter
   4. ออกบูท หรือ ร่วมโครงการจัดหาคน
   5. รับนักศึกษาฝึกงาน
   6. การมอบทุนการศึกษา
   7. การตั้ง Academe
   กรณี ต้องการสร้าง Academe ขึ้นมาเพื่อสร้างหรือหาคนที่เข้าตา หากบริษัทไหนอยากใช้วิธีนี้ แนะนำให้หาคนมารับผิดชอบตรงนี้เลย อย่าหวังพึ่งพนักงานในการการจัดการค่าย เพราะมันจะเสีย Resource ที่สำคัญไปกับงานอื่นที่ไม่ใช่งานหลัก
   เมื่อเรารู้แล้วว่าจะหาคนจากช่องทางไหน เราจะได้จัดเตรียมเนื้อหาสำหรับช่วงทางนั้นๆ ได้
2. วางแผนขึ้นตอนการสมัครงาน
   เราต้องมีการกำหนด Flow การรับสมัครงานว่า ถ้าหากมีคนต้องการสมัครงานกับเราเขาจะต้องทำอะไรบ้าง เช่น
   การยื่น Resume → การตอบแบบสอบถาม → ทดสอบ → สัมภาษณ์ ครั้งที่ 1 → สัมภาษณ์ ครั้งที่ 2 → สรุปและแจ้งผลการสมัครงาน → การทำสัญญาจ้าง
   แต่ละขั้นตอนจะมีรายละเอียดย่อยลงไปที่ต้องทำ ตัวอย่าง เช่น ถ้าหากมีการทำการทดสอบ เราจะต้องออกแบบการทดสอบแต่ละระดับ และทดสองทำการทดสอบดูเพื่อตรวจสอบว่าการทดสอบนั้น เหมาะสมกับระดับนั้นๆ หรือเปล่า เป็นต้น
3. กระบวนการหาคน
   หลังจากที่เราเลือกช่องทางการหาคน วาง Flow การรับสมัครงาน และเตรียมแบบฟอร์ม แบบทดสอบ และอื่นๆ เรียบร้อยแล้ว ก็สามารถเริ่มการหาคนและสัมภาษณ์งานได้เลย
4. การเซ็นสัญญาและอื่นๆ
   เมื่อได้คนที่ถูกใจตรงกับที่วางแผนไว้แล้ว ก็จะเข้าสู่กระบวนการของการจ้างงาน กระบวนการนี้เป็นหน้าที่ของฝ่าย People Management / HR ขอไม่ลงรายละเอียดในส่วนนี้

ทั้งหมดนี้เป็นกระบวนการที่ต้องทำเมื่อเราต้องการจะหาคนเข้ามาเพิ่มในทีม ซึ่งผมว่าทุกทีมีการทำงานตรงนี้กันอยู่แล้ว ซึ่งจะแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับสถานะการณ์ของแต่ละที่อยู่แล้ว