เจอภาพที่แชร์ไว้ใน facebook เมื่อปีที่แล้ว เลยหยิบมาเขียนเก็บไว้ใน blog สักหน่อย

The 5 Meeting อยู่ในส่วนหนึ่งของหนังสือ The pop-up pitch ตอนนี้มีเล่มภาษาไทยแล้ว ชื่อว่า "คนเล่าเห็นภาพ คนฟังเห็นด้วย The Pop-up Pitch" (แต่ผมไม่เคยอ่านภาษาไทยนะ)

The 5 Meeting เป็นกาารพูดเกี่ยวกับรูปแบบของการประชุมแบบต่างๆ ที่มีจุดประสงค์ต่างกัน

ซึ่ง ถ้าเรารู้และเข้าใจก่อน จะได้ช่วยกรอบการพูดคุย และทำให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมายของการประชุมมากขึ้น

จริงๆ ทุกคนก็คงรู้อยู่แล้วว่าทุกการประชุมมีจุดหมายที่ต่างกัน เพียงแต่หนังสือเล่มนี้มาหยิบการประชุมมาขยี้ให้เห็นว่า ที่แตกต่างกัน คือ อะไรที่ต่างกัน และอะไรที่สำคัญ

รายละเอียดโดยย่อประมาณนี้

1. Information Delivery Meeting - Clear content matters most

เป็นการประชุมแบบแจ้งเพื่อทราบ เอาข้อมูลมาเล่าให้ผู้เข้าร่วมฟัง ดังนั้นข้อมูล หรือ คอนเท้นท์ที่จะมานำเสนอ สำคัญทีสุด คือ ต้องง่ายต่อผู้ฟังมากที่สุด

2. Decision-Making Meeting - Outcome matters most

การประชุมที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนในการตัดสินใจ สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ผลลัพธ์ของการประชุม ที่ทุกคนมีส่วนร่วมกับ output นั้น และต้องรู้ว่า what happen next และ ใครเป็นคนรับผิดชอบ

3. Problem-Solving Meeting - The process matters most

การประชุมที่ต้องการ Brainstorm idea หาความคิดที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหาต่างๆ สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ กระบวนการการจัดการ นั่นคือ การที่ทุกคนเข้าใจปัญหาร่วมกัน, การแสดงความเห็นได้อย่างอิสระ, การมีส่วนร่วมของทุกคน และ ความรู้สึก commit กับ solution สุดท้ายของที่ประชุม

4. New Idea Presentation Meeting - Understanding matters most

การประชุมที่ต้องการนำเสนอความคิด หรือ ไอเดียใหม่ มองไปอีกทีก็เหมือนการสอนหนังสือ หรือ การนำเสนองานต่างๆ ที่เราต้องการนำเสนอความคิดอีกแบบนึงให้กับผู้ฟัง สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ความเข้าใจในเนื้อหาของผู้ฟัง

5. Sales Pitch Meeting - Action matters most

การ pitch ขายของนั่นเอง ไม่ว่าจะเป็น start-up หรือ การนำเสนอการขายต่างๆ ให้กับลูกค้า สิ่งทีสำคัญที่สุด คือ Action หลังจากที่ฟัง ไม่ว่าจะเป็น การตัดสินใจซื้อ การตัดสินใจจะทำอะไรซักอย่าง เพราะเชื่อและมั่นใจในสิ่งที่ได้ฟังแล้ว

การประชุมทั้ง 5 รูปแบบนี้ เราสามารถเอามันไปใช้ได้ในการประชุมต่างๆ ได้ อย่างที่ผมทำบ่อยๆ คือ การกำหนดรูปแบบการประชุมและกำหนด goal ของการประชุมนั้นตั้งแต่ก่อนเริ่มประชุม ว่า การประชุมนี้มีวัตถุประสงค์คืออะไร และ output ที่ต้องการในการประชุมครั้งนี้ คือ อะไร

มันช่วยให้การประชุมอยู่ใน scope ที่ต้องการ หากมีความคิดเห็น หรือ ข้อสงสัยบางอย่าง ที่เกิดขึ้นมาในระหว่างการประชุม ถ้าดูแล้วไม่น่าจะเกี่ยวกับเรื่องนี้ ก็ให้โน๊ตไว้ แล้วค่อยมาคุยกันหลังจบประชุม หรือนัดประชุมใหม่รอบถัดไปก็ได้

ส่วนที่เหลือของ pop-up pitch เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้าง storytelling ในการ Pitch ต่างๆ อันนี้พอเข้าใจไอเดีย